Produtividade é a arte de fazer mais e melhor, em menos tempo e com menos custo e recursos visando atingir os objetivos organizacionais.
Dessa forma, deve-se ter em mente qual a atividade a fazer, de que forma executá-la, qual o tempo gasto, quais os recursos disponíveis, quais os custos e verificar qual o impacto daquela atividade nos resultados da empresa.
Deve-se, então, começar a aprender a diferença entre o urgente e o prioritário em cada atividade. O urgente são aquelas demandas que são “para ontem”, requerem agilidade de resposta e podem ou não ser prioritárias. As prioritárias são as tarefas que possuem impacto nos resultados da empresa e, estas sim, devem demandar a atenção de quem de fato quer ser produtivo. Se forem urgentes e prioritárias, então já deviam ter sido feitas! Se forem prioritárias, mas não tão urgentes, dá para realizá-las com um pouco mais de calma.
Por outro lado, há atividades que não são nem urgentes e nem prioritárias e que gastam um tempo enorme dos profissionais, como por exemplo, ler e-mails desnecessários (daqueles que se passa com cópia para grande quantidade de pessoas a título de comunicação), reuniões improdutivas (aquelas que não tem objetivo, não começa na hora, pois sempre falta chegar alguém e fica-se aguardando, também não tem hora para acabar, não tem pauta, ninguém sabe direito por que foi chamado, mas sente-se na obrigação de ir, discute-se, fala-se e não se chega a lugar nenhum e muito menos tem um plano de ação ao final). Você conhece alguém que tenha participado ou você já participou de alguma reunião assim?
Tem também as interrupções do trabalho, quando você está elaborando algum projeto ou raciocinando, ou analisando algum relatório e a cada momento alguém telefona, ou quer falar pessoalmente com você.
Por outro lado, também é importante que você planeje os seus telefonemas para que você possa otimizar o seu tempo. Geralmente ligações no início do dia, no final do dia ou na hora do almoço são improdutivas, pois frequentemente as pessoas não são encontradas. Antes de ligar, anote tudo o que tem que falar com a pessoa para não esquecer de nada, pois ligar de novo para dizer que esqueceu de abordar algum assunto vai fazer você gastar mais o seu tempo e o da pessoa também.
Estes são apenas alguns exemplos que podem tornar o seu dia improdutivo.
Ao final do dia, pare e pense: “ o que foi que fiz o dia todo, quais as atividades tomaram mais o meu tempo, quais eu poderia delegar, quais eu poderia treinar outra pessoa para fazê-las, quais as que eram realmente prioritárias”?
Pare, reflita e planeje as próximas ações.
A falta de produtividade é quando você na maior parte das vezes, permite que as outras pessoas controlem o seu tempo!
Comece VOCÊ a planejar e controlar o seu tempo.
Este artigo faz parte do e-book denominado "Produtividade e Competitividade" que você pode adquiri-lo gratuitamente, basta fazer a solicitação para o e-mail: fatima.holanda@terra.com.br
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